Politique de confidentialité

BUT DE LA POLITIQUE

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après « Politique ») définit comment Séchoir Mec. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, les expressions « nous » ou « MEC » seront utilisées dans la Politique.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit en personne, par téléphone ou via notre site web, par exemple.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’occasion de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site web et MEC n’est pas responsable de ceux-ci. Si vous suivez un lien vers le site web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

À PROPOS DE NOUS

Séchoir MEC mets ses 31 ans d’expertise en séchage au service de sa clientèle, composée d’entreprises de tous les domaines de l’industrie du bois. Chef de file dans son secteur d’activités, Séchoir MEC innove dans la conception, la fabrication, l’installation et la réparation d’équipement de séchage du bois..

Nous recueillons des renseignements personnels pour MEC dans très peu de contexte, mais surtout aux fins de demandes de soumissions, de facturation et de recrutement.

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, tout commentaire ou toute plainte concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels, Julie Magier, par courriel (mec@sechoirmec.com), par téléphone au 819-751-2294 ou à l’adresse 105 Archibald-Campbell, Victoriaville,QC, G9B0W1

RÔLES ET RESPONSABILITÉS AU SEIN DE NOTRE ORGANISATION

Responsable de la protection des renseignements

• En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, il doit:
  • Informer toutes les personnes concernées par l’incident
  • Enregistrer les communications effectuées
  • Prendre part à l’évaluation du préjudice causé par l’incident
  • Aviser la Commission de l’accès à l’information du Québec et les personnes dont les renseignements sont concernés
  • Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux et aviser l es personnes susceptibles de prévenir ou de diminuer le risque de préjudice sérieux
• Prendre des mesures pour diminuer les risques et éviter de nouveaux incidents
• Tenir un registre des incidents de confidentialité

Directrice général

• S’assurer de la formation des nouveaux employés en matière de sécurité informatique
• S’assurer du maintien de la formation continue en matière de sécurité informatique avec les employés

Employés

• Aviser le responsable de tout incident de confidentialité pouvant survenir

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services.

Afin de facturer nos mandats et payer nos fournisseurs, nous recueillons des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers (comme l’adresse de facturation), de l’information relative au compte bancaire ou aux données de paiement. Ces renseignements sont traités dans le logiciel Genius solutions, une entreprise canadienne aussi soumise à la loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour le recrutement, nous recueillons des renseignements comme des curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel.

Au niveau du développement des affaires, nous collectons des données sur notre site web lors de votre inscription à des webinaires, des formations et à notre infolettre, ainsi que lorsque vous compléter un formulaire.

Nous recueillons également, par le biais de témoins sur notre site web, des renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne. Nous utilisons le service de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir certains contenus.

Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur, pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur notre site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

DURÉE DE CONSERVATION ET DESTRUCTIONS DES DONNÉES

Au niveau des renseignements collectés sur nos clients, nous les conservons aussi longtemps que le client fait affaire avec nous, sauf avis contraire reçu de sa part. Nous utilisons la même logique pour les données des fournisseurs. Les renseignements concernant l’embauche sont conservés pour une durée indéterminée, dans l’éventualité où nous aurions besoin du candidat.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale :

• Afin de fournir nos services
• Afin de faciliter l’utilisation de notre site web et de s’assurer que le contenu est pertinent
• À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, pour envoyer des invitations à des webinaires ou événements, lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle postule
• Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus

PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, comme :

• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi, lorsque les lois applicables l’exigent. Nous pouvons leur divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements, si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales.
• L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire, dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de cas prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial.

CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Chaque employé est sensibilisé à l’importance de la confidentialité. Tout employé qui n’agirait pas selon la loi serait passible de conséquences allant jusqu’au congédiement. Tous ses accès informatiques seraient alors révoqués.

Pour protéger les renseignements personnels détenus par MEC, nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous avons pris des mesures pour garantir que les membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont uniquement ceux qui ont besoin de les connaître.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100%. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits à la suite de la violation de nos mesures de protection.

DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, comme identifié à la section 2 de cette Politique, ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec, si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise.

TRAITEMENT DES PLAINTES

Une plainte constitue une insatisfaction à l’égard de MEC par un individu qui s’estime lésé dans la gestion de ses renseignements personnels. Soyez certain que toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue. Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de MEC et sans qu’une plainte écrite ait été déposée par un individu.

Le responsable du traitement des plaintes est notre responsable de la protection des renseignements personnels, Julie Magier. Il agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Il a pour tâche de s’assurer de l’envoi de l’accusé de réception, d’enquêter sur le contenu des plaintes et de répondre au plaignant.

L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par courriel à l’adresse suivante : mec@sechoirmec.com

La communication doit indiquer les éléments suivants:

• Nom du plaignant
• Son adresse
• Son numéro de téléphone
• Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant
• Motifs de la plainte soumis

Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la Politique. Si elle est reçue de façon verbale, il doit informer le plaignant de la présente Politique et l’inviter à faire parvenir sa plainte par courriel.

Le responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception. Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.

Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Nous pourrions, au besoin, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.